Comment diviser par 3 le temps que vous passez sur vos emails

Comment diviser par 3 le temps que vous passez sur vos emails

“Votre demande a retenu toute notre attention. Cependant, nous ne sommes au regret de ne pas être en mesure d’y donner suite pour le moment.”

 

On a tous reçu au moins une réponse-type comme celle-ci. Et ça déçoit, forcément…

 

Pourtant, on peut faire la même chose que les DRH, et copier-coller des réponses pré-rédigées, tout en obtenant le résultat inverse.
Bien utilisées, les réponses-types peuvent vous aider à surpasser les attentes de vos clients, tout en gagnant du temps. Rien que ça.

 

L’avantage d’une réponse pré-rédigée, c’est que vous avez tout votre temps pour l’écrire. Tout votre temps pour la soigner. Contrairement à l’un des 80 messages individuels que vous envoyez chaque jour.

 

Les réponses pré-rédigées vous permettent de donner le meilleur de vous-même. De fournir un maximum de détails. De soigner votre expression.

 

Une réponse-type bien conçue ne se détecte pas. Votre expéditeur ne saura jamais qu’il est en face d’un copier-coller. Encore mieux, il sera étonné que vous soyez capable de lui fournir autant d’attention, et autant de détails.

 

Pour commencer tout de suite à gagner du temps tout en étonnant vos prospects et vos clients, c’est simple…

 

Il s’agit de prendre le temps de rédiger une réponse remarquable la première fois qu’une question se présente. Et d’enregistrer ce message comme réponse-type. La prochaine fois qu’on vous posera la même question, vous pourrez donner le meilleur de vous-même encore une fois… en deux clics seulement. En copiant la réponse détaillée que vous aviez déjà rédigée.

 

Puis, à chaque fois que vous recevez une nouvelle demande, reproduisez la démarche. Au fil des semaines, vous allez construire une véritable bibliothèque de réponses de qualité, prêtes à être envoyées dès que le besoin se présente.

 

Bien sûr, il faut souvent les adapter. Parfois les mélanger. Et toujours les personnaliser avec le prénom ou le nom du destinataire.

 

Sur de nombreuses applications de messagerie, on peut définir plusieurs signatures, et en choisir une à la volée. Enregistrez simplement vos messages comme signatures, et le tour est joué…

 

Utilisées avec intelligence, les réponses pré-rédigées ne vous font pas gagner que du temps. Elles vous font gagner en qualité. Et elles renforcent vos liens avec vos lecteurs et vos clients. A la condition d’être conçues de cette façon. A l’inverse de l’exemple que je citais au début de cet article.

 

 
 

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(Tout sera retiré le 24/06/2019 à 23:59 heure française)